HUISHOUDELIJK REGLEMENT
1. Benaming
Onder de benaming “Ouderraad van de Basisschool Sancta Maria te Aarschot wordt een feitelijke vereniging opgericht.
2. Zetel
De zetel van de ouderraad is gevestigd te Kardinaal Mercierstraat 10, 3200 Aarschot.
3. Doelstelling
De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school en het meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met de inrichtende macht of schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school.
De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen.
De ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren.
Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen:
- Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren en eigen werking, met alle ouders.
- Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
- De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.
- Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden, onder andere door de schoolraad te adviseren.
4. Samenstelling van de ouderraad
4.1. Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op de school kan zich kandidaat stellen voor de ouderraad. Indien het aantal kandidaten het aantal te begeven plaatsen niet overschrijdt, zijn alle kandidaten van rechtswege verkozen. Indien het aantal kandidaten het aantal plaatsen overschrijdt, zullen democratische verkiezingen worden gehouden conform het kiesreglement (zie bijlage huishoudelijk reglement.
4.2. De ouderraad bepaalt of er een maximum aantal leden vastgelegd wordt en hoeveel het maximum aantal bedraagt.
4.3. Het mandaat in de ouderraad geldt voor vier jaar. Het eindigt wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarden van het decreet. Dit wil zeggen als het betrokken lid geen kind meer heeft op de school of als hij (zij) zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt.
4.4. Indien een lid van de ouderraad zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt of indien een lid niet meer functioneert, kan tot het ontslag van een lid besloten worden. Hiertoe is een meerderheid van ¾ van de leden van de ouderraad vereist.
4.5. Jaarlijks, bij het begin van het schooljaar zal de verkiezingsprocedure gevolgd worden conform het Kiesreglement ter vervanging van de ontslagnemende leden of ter aanvulling van de raad indien het maximum aantal leden niet is bereikt of indien geen maximum aantal leden is vastgelegd.
4.6. Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directeur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie.
5. Bestuurssamenstelling en vertegenwoordigingen
5.1. Op de eerste vergadering van de ouderraad, verkiezen de aanwezige leden op een democratische wijze de bestuursleden: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
5.2. Alleen leden van de ouderraad kunnen verkozen worden tot bestuurslid.
5.3. Kandidaten voor het bestuur stellen zich kandidaat vóór de aanvang van de vergadering met vermelding van het mandaat waarvoor zij kandidaat zijn (voorzitter, secretaris, penningmeester). De stemming gebeurt schriftelijk. De kandidaat met de meeste stemmen is verkozen. Bij gelijk aantal stemmen wordt onder deze kandidaten een nieuwe stemming gehouden tot slechts 1 kandidaat met de meeste stemmen overblijft.
5.4. Het bestuur is verkozen voor een periode 3 jaar.
5.5. Indien een lid van het bestuur conform artikel 4.3 en 4.4 van het huishoudelijk reglement zijn (haar) mandaat in de ouderraad vroegtijdig beëindigd, eindigt ook het mandaat als bestuurslid. Indien een bestuurslid voor het einde van zijn (haar) mandaat ontslag wenst te nemen dient hij (zij) de ouderraad hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen.
5.6. Indien in de loop van het mandaat van de bestuursleden de helft van de leden niet meer akkoord gaat met het gevoerde beleid of het functioneren van het bestuur, of één of meerdere bestuursleden, kunnen zij de ouderraad vragen om over het vervroegde ontslag van het bestuur, of de betreffende bestuursleden, te stemmen. Het ontslag is aanvaard bij een ¾ meerderheid onder de aanwezige leden van de ouderraad.
5.7. De ouderraad verkiest op een democratische wijze de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad.
5.8. Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:
-Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van het schoolbestuur van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
-Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
5.9. Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school deel uitmaken van het schoolbestuur, of tot het onderwijzend en/of administratief personeel behoren, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.
6. Bevoegdheden van de ouderraad
6.1. De ouderraad kan op vraag van en ten behoeve van de schoolraad en op eigen initiatief advies uitbrengen over de algemene organisatie en werking van de school.
6.2. Verder zal de ouderraad het participatief klimaat op school stimuleren door volgende taken:
- Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren met alle ouders.
- Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.
- De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.
- Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden.
7. De vergaderingen van de ouderraad
7.1. De bestuursleden staan in voor het vlotte verloop van de vergaderingen van de ouderraad.
7.3. De ouderraad vergadert minimum 5 keer per schooljaar (voorafgaand aan elke vergadering van de schoolraad).
7.4. De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de andere bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Vaste agendapunten zijn: goedkeuring vorig verslag, mededelingen van de directie, VCOV-nieuws (VCOV-mededelingen, VCOV-activiteiten), verslag van de vorige schoolraad, voorbereiding van de volgende schoolraad, verslag van de werkgroepen, vragen en opmerkingen van de ouders (blauwe brieven) en varia.
8. Uitnodigingen
De bestuursleden staan in voor de opmaak en verspreiding van de uitnodiging van de vergaderingen van de ouderraad. De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en het uur van de bijeenkomst evenals de agenda. Zo mogelijk worden ook bijbehorende documenten en nota’s op voorhand bezorgd.
De uitnodiging wordt verstuurd ten minste 10 kalenderdagen vóór de bijeenkomst.
9. Programmeringsvergadering
Jaarlijks organiseert de ouderraad een programmeringsvergadering, waarbij men alle ouders uitnodigt.
Op deze vergadering wordt het activiteitenverslag van het huidige schooljaar en het financieel verslag van het vorige schooljaar besproken en goedgekeurd.
10. Besluitvorming
In alle vergaderingen wordt gestreefd naar een consensus.
In uitzonderlijke gevallen wordt er tot de stemming over gegaan, waarbij een voorstel ¾ meerderheid van de aanwezige leden nodig heeft.
Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd.
11. Verslaggeving
11.1. De bestuursleden staan in voor de aanmaak en verspreiding van het verslag van de vergaderingen naar alle leden van de ouderraad en eventueel naar andere geïnteresseerde ouders.
11.2. De ouderraad is verantwoordelijk voor de verslaggeving van zijn activiteiten en het bekendmaken van zijn standpunten aan alle ouders van de school.
12. Financiën
12.1. De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om hun opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert zij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet zij een beroep op sponsors of doet zij een beroep op subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz…
12.2. De vzw Instituut Sancta Maria zal een bankrekening openen voor de ouderraad, waarvoor 2 leden van de ouderraad volmacht uitoefenen.
12.3. Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.
12.4. Het saldo dient altijd positief te zijn.
12.5. Het kasboek en de rekening wordt twee maal per jaar door het schoolbestuur van de school gecontroleerd.
12.6. De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school.
12.7. Het bestuur kan bovendien door bijzondere acties ook middelen verwerven en aanwenden ter ondersteuning van de school op voorwaarde dat voorafgaandelijk daartoe een onderling akkoord bestaat tussen de schooldirectie en de ouderraad. Hierin wordt duidelijk het gesteunde project bepaald en de ouders van de school worden bij de aanvang van een bijzondere actie daarover ondubbelzinnig geïnformeerd. Dergelijke projecten zijn uiteraard beperkt in omvang en tijd.
12.8. Het financieel verslag wordt jaarlijks op de programmeringsvergadering van de ouderraad ter goedkeuring voorgelegd.
13. Wijziging van het huishoudelijk reglement
Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan gebeuren ten allen tijde en conform aan de besluitvorming (zie artikel 10).
14. Ontbinding van de ouderraad
In geval van ontbinding om gelijk welke reden zal het maatschappelijk actief, na aanzuivering van de schulden, overgemaakt worden aan een instantie met een soortgelijk doel, die door de ouderraad wordt aangeduid.
Datum
Handtekeningen ter goedkeuring,
Voorzitter Secretaris Penningmeester
KIESREGLEMENT (bijlage bij het huishoudelijk reglement)
- Verkiesbaarheid
1.1. Iedereen die in het bezit is van het ouderlijk gezag over een regelmatig ingeschreven leerling (zowel vader als moeder) of die de voogdij of pleegvoogdij uitoefent kan zich kandidaat stellen als vertegenwoordiger van de ouders in de ouderraad.
1.2. Bij het begin van het schooljaar worden al de stemgerechtigde ouders door de ouderraad, uitgenodigd om zich kandidaat te stellen. Hiertoe geeft de inrichtende macht een brief mee aan elke leerling. De brief vermeldt de vorm waarin en de termijn waarbinnen de kandidatuurstelling moet gebeuren.
1.3. Indien er geen maximum aantal mandaten vooropgesteld is of indien er minder kandidaturen zijn dan het aantal toe te wijzen mandaten, zijn alle kandidaten van rechtswege verkozen en wordt de verkiezingsprocedure als beëindigd beschouwd.
1.4. De namen van alle oudervertegenwoordigers in de ouderraad (kandidaten die van rechtswege deel uitmaken van de ouderraad) worden meegedeeld aan alle ouders.
- Deelneming aan de stemming
2.1. Iedereen die in het bezit is van het ouderlijk gezag (zowel vader als moeder) of die de voogdij of pleegvoogdij uitoefent over een regelmatig ingeschreven leerling heeft per ouderraad één stem. De kiezer duidt op het stembiljet de kandidaten van zijn keuze aan.
2.2. Daartoe ontvangt iedere stemgerechtigde één stembiljet waarop de namen van alle kandidaten in alfabetische volgorde opgenomen zijn, met vermelding van het adres, en de naam of namen van de leerling(en) (met vermelding van de graad en de onderwijsvorm) waarvan zij ouder zijn.
2.3. Er mogen evenveel namen van kandidaten worden aangekruist als er mandaten te begeven zijn. Het aantal toe te wijzen mandaten wordt uitdrukkelijk vermeld op het stembiljet. De stembiljetten waarop meer stemmen zijn uitgebracht dan er mandaten zijn, zijn ongeldig.
- Vorm van stemming
3.1. De voorzitter van de ouderraad (of bij ontstentenis de directeur van de school) is verantwoordelijk voor de organisatie van de stemming, in overleg met de ouderraad.
3.2. Stemming gebeurt door de organisatie van een Algemene Vergadering voor alle ouders. Alleen ouders die op deze vergadering aanwezig zijn kunnen stemmen.
- Telling van de stemmen
4.1. Na afsluiting van de stemming worden de stemmen geteld. De telling gebeurt door het bestuur van de ouderraad bijgestaan door twee vertegenwoordigers van de ouders en één vertegenwoordiger van het personeel. De uitslag van de stemming wordt meegedeeld aan alle stemgerechtigden.
- Verkozenen
5.1. De kandidaten worden in volgorde van hun stemmenaantal verkozen. Bij gelijk aantal stemmen is de ouder met het jongste kind dat in de school is ingeschreven verkozen.
5.2. De kandidaten die niet werden verkozen, worden in volgorde van hun stemmenaantal, als opvolger aangewezen.
5.3. De leden van de ouderraad (vertegenwoordigers van de ouders) zijn verkozen voor een periode van vier jaar, tenzij zij binnen deze termijn niet meer voldoen aan de voorwaarden van het decreet of schriftelijk ontslag hebben genomen.
5.4. Indien de vertegenwoordiging van de ouders wegens gebrek aan kandidaten niet volledig kan worden samengesteld, bestaat de ouderraad ook rechtsgeldig.
